Vínculo de trabalho que não aparece no CNIS: o que a lei prevê para corrigir o extrato

O extrato do CNIS não é uma lista fechada. Os dados do Cadastro Nacional de Informações Sociais valem como prova de filiação, de tempo de contribuição e de salários de contribuição, mas essa prova admite correção: o § 2º do art. 29-A da Lei nº 8.213/1991 garante ao segurado pedir, a qualquer momento, a inclusão, a exclusão ou a retificação de informações do cadastro, apresentando documentos que comprovem os dados divergentes, conforme critérios definidos pelo INSS. O que a lei cobra em troca é documento — e, em regra, documento contemporâneo aos fatos. É esse o eixo do assunto.

O que o CNIS prova — e até onde

O art. 29-A da Lei nº 8.213/1991, cujo caput está na redação da Lei Complementar nº 128/2008, determina que o INSS utilize as informações do CNIS sobre vínculos e remunerações para o cálculo do salário de benefício e para comprovar filiação ao Regime Geral, tempo de contribuição e relação de emprego. O caput do art. 19 do Decreto nº 3.048/1999, na redação do Decreto nº 6.722/2008, diz que os dados do cadastro relativos a vínculos, remunerações e contribuições "valem como prova de filiação à previdência social, tempo de contribuição e salários-de-contribuição".

A leitura combinada com o § 2º do art. 29-A mostra que essa prova admite os dois movimentos: o que falta pode ser acrescentado e o que está registrado pode ser questionado. O art. 19, § 1º, do Regulamento, na redação do Decreto nº 10.410/2020, repete a regra, acrescenta a ratificação entre os pedidos possíveis e dispensa o requerimento de benefício — mas com duas balizas que o próprio dispositivo enuncia: "exceto na hipótese prevista no art. 142" (a justificação administrativa, tratada adiante) e "observado o disposto nos art. 19-B e art. 19-C". Há ainda um prazo do lado do INSS: o § 1º do art. 29-A, incluído pela Lei nº 10.403/2002, dá ao INSS até 180 dias, contados da solicitação do pedido, para fornecer ao segurado as informações previstas no caput do artigo.

Duas ressalvas mudam o peso de cada registro. A primeira é a extemporaneidade: pelo § 2º do art. 19 do Regulamento, informações inseridas fora dos prazos — inclusive retificadoras — só são aceitas se corroboradas por documentos que comprovem a regularidade. O § 3º define quando a inserção é extemporânea, e o § 4º permite desconsiderar essa condição depois de decorrido um ano da inserção, conforme critérios do INSS. A segunda é o § 5º do art. 29-A: havendo dúvida sobre a regularidade de um vínculo incluído no cadastro e não existindo informação de remunerações e contribuições, o INSS exige os documentos que serviram de base à anotação, sob pena de exclusão do período. Constar do extrato, portanto, não encerra a discussão sobre o período.

O empregador não recolheu. O tempo se perde?

Para o segurado empregado, a lei separa a obrigação de recolher, que é da empresa, do direito ao cômputo, que é do trabalhador. O art. 33, § 5º, da Lei nº 8.212/1991 presume feito "oportuna e regularmente" o desconto da contribuição pela empresa obrigada a fazê-lo, "não lhe sendo lícito alegar omissão para se eximir do recolhimento", e a torna diretamente responsável pela importância que deixou de receber ou arrecadou em desacordo com aquela lei. E o art. 34, I, da Lei nº 8.213/1991, na redação da Lei Complementar nº 150/2015, manda computar no cálculo da renda mensal — para o segurado empregado, inclusive o doméstico, e para o trabalhador avulso — os salários de contribuição dos meses devidos ainda que não recolhidos pela empresa ou pelo empregador doméstico, sem prejuízo da cobrança e das penalidades cabíveis.

Esse mesmo inciso, porém, termina com a remissão ao § 5º do art. 29-A — de novo a regra da dúvida. Ou seja: a falta de recolhimento, por si, não é o obstáculo apontado pela lei; o obstáculo aparece quando nada sustenta o vínculo além do registro isolado. Vale registrar ainda que o art. 32, IV, da Lei nº 8.212/1991, na redação da Lei nº 11.941/2009, impõe à empresa o dever de declarar à Receita Federal e ao Conselho Curador do FGTS os dados relacionados a fatos geradores, base de cálculo e valores devidos da contribuição previdenciária, e que o § 2º do mesmo artigo diz que essa declaração "constitui instrumento hábil e suficiente para a exigência do crédito tributário" e que suas informações compõem a base de dados "para fins de cálculo e concessão dos benefícios previdenciários". A alimentação do cadastro, portanto, é dever de quem contrata.

Para quem recolhe por conta própria as regras de enquadramento e de alíquota são outras, e o tema foi tratado no texto sobre contribuinte individual e segurado facultativo.

Que documentos a lei considera aptos

O art. 19-B do Decreto nº 3.048/1999, na redação dada pelo Decreto nº 10.410/2020, é o dispositivo central. Ele prevê que, não constando do CNIS as informações sobre atividade, vínculo, remunerações ou contribuições — ou havendo dúvida sobre a regularidade das existentes —, o período só será confirmado mediante documentos contemporâneos dos fatos, com menção às datas de início e de término (e, no trabalho avulso, à duração e à condição em que a atividade foi prestada).

O § 1º do artigo lista os documentos hábeis, e o primeiro deles é a carteira profissional ou a CTPS. Se os documentos apresentados não bastarem, o § 3º admite que sejam corroborados por pesquisa ou por justificação administrativa. Na falta de documento contemporâneo, o § 4º admite declaração do empregador ou de seu preposto, atestado de empresa ainda existente, certificado ou certidão de entidade oficial — desde que extraídos de registros existentes e confirmados pelo INSS, salvo quando fornecidos por órgão público.

Quanto à carteira de trabalho, três enunciados sumulares apontam na mesma direção — e todos no sentido de uma presunção relativa. A Súmula nº 75 da Turma Nacional de Uniformização enuncia que a CTPS "em relação à qual não se aponta defeito formal que lhe comprometa a fidedignidade goza de presunção relativa de veracidade, formando prova suficiente de tempo de serviço para fins previdenciários, ainda que a anotação de vínculo de emprego não conste no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS)". A Súmula nº 12 do TST registra que as anotações do empregador não geram presunção absoluta, mas apenas relativa, e a Súmula nº 225 do STF afirma que o valor probatório dessas anotações "não é absoluto" — registrando-se que o próprio portal do Supremo anota não haver decisões posteriores à Constituição de 1988 que citem esse enunciado. A carteira, portanto, é documento de peso reconhecido em lei e nos enunciados, e pode ainda assim não bastar sozinha diante de defeito formal ou de dúvida fundamentada.

O que é a justificação administrativa

Quando o documento falta ou é insuficiente, a lei prevê um instrumento próprio. O art. 108 da Lei nº 8.213/1991 dispõe que, mediante justificação processada perante a Previdência Social, observado o § 3º do art. 55 e a forma do Regulamento, pode ser suprida a falta de documento ou provado ato de interesse do beneficiário ou da empresa — salvo no que se refere a registro público. O art. 142 do Decreto nº 3.048/1999, na redação do Decreto nº 10.410/2020, a define como "meio para suprir a falta ou a insuficiência de documento ou para produzir prova de fato ou circunstância de interesse dos beneficiários perante a previdência social" e, no § 2º, esclarece que ela é parte do processo de atualização de dados do CNIS ou de reconhecimento de direitos, vedada a tramitação como processo autônomo.

Três limites estão postos na própria norma:

• Início de prova material contemporânea. O art. 143 do Regulamento e o art. 55, § 3º, da Lei nº 8.213/1991 (redação da Lei nº 13.846/2019) só admitem efeito quando a justificação estiver baseada em início de prova material contemporânea dos fatos, não admitida a prova exclusivamente testemunhal, salvo força maior ou caso fortuito. O art. 151 fecha o ponto: a justificação só é admitida quando necessária para corroborar início de prova material apto a demonstrar a plausibilidade do que se pretende comprovar.
• Registro público está fora. Pelo art. 142, § 1º, não cabe justificação quando o fato exigir registro público de casamento, de idade ou de óbito, ou qualquer ato para o qual a lei prescreva forma especial.
• Da decisão não cabe recurso. O art. 147 do Regulamento dispõe que não cabe recurso da decisão que considerar a justificação eficaz ou ineficaz — o que não se confunde com a discussão do direito ao benefício em si.

O art. 145 exige requerimento com exposição clara dos pontos a justificar e a indicação de testemunhas idôneas, em número não inferior a dois nem superior a seis; o art. 146, na redação do Decreto nº 10.410/2020, lista quem não pode testemunhar — os menores de dezesseis anos e o cônjuge, o companheiro ou a companheira, os ascendentes, os descendentes e os colaterais até o terceiro grau, por consanguinidade ou afinidade —, com parágrafo único assegurando que a pessoa com deficiência possa testemunhar em igualdade de condições; e o art. 149 determina que o processamento seja sem ônus para o interessado, nos termos das instruções do INSS.

E o vínculo reconhecido na Justiça do Trabalho?

Não entra automaticamente. O parágrafo único do art. 144 do Decreto nº 3.048/1999, incluído pelo Decreto nº 10.410/2020, é expresso: a inclusão, a exclusão, a ratificação e a retificação de vínculos, remunerações e contribuições, ainda que reconhecidos em ação trabalhista transitada em julgado, dependem da existência de início de prova material contemporânea dos fatos.

No mesmo sentido, o Tema 1.188 do STJ (REsp 1.938.265/MG e REsp 2.056.866/SP, 1ª Seção, julgado em 11/09/2024) fixou que a sentença trabalhista homologatória de acordo, assim como a anotação na CTPS e os demais documentos dela decorrentes, só é considerada início de prova material válida, para os fins do art. 55, § 3º, quando houver nos autos elementos probatórios contemporâneos que comprovem os fatos alegados e que sejam aptos a demonstrar o tempo de serviço no período que se pretende reconhecer na ação previdenciária, exceto em caso fortuito ou força maior. São dois requisitos cumulativos, e o segundo é o mais restritivo. Convém ainda não generalizar: o precedente trata da sentença homologatória de acordo.

O que pode e o que não pode

• Pode pedir inclusão, exclusão, retificação ou ratificação de dados do CNIS a qualquer momento, mediante documentos comprobatórios e conforme critérios definidos pelo INSS, independentemente de requerimento de benefício — ressalvada a hipótese do art. 142 (art. 29-A, § 2º, da Lei nº 8.213/1991; art. 19, § 1º, do Decreto nº 3.048/1999).
• Pode, em regra, haver cômputo do tempo do empregado mesmo sem recolhimento pela empresa (art. 33, § 5º, da Lei nº 8.212/1991; art. 34, I, da Lei nº 8.213/1991), ressalvada a hipótese de dúvida do art. 29-A, § 5º.
• Não pode a correção apoiar-se só em testemunhas: os arts. 143 e 151 do Regulamento e o art. 55, § 3º, da lei exigem início de prova material contemporânea.
• Não pode a justificação administrativa substituir registro público nem tramitar como processo autônomo (art. 108 da lei; art. 142, §§ 1º e 2º, do Regulamento).
• Não pode ser tratada como automática a averbação de vínculo reconhecido em reclamação trabalhista (art. 144, parágrafo único, do Regulamento; Tema 1.188 do STJ).

Por que a exigência de contemporaneidade importa tanto

O ponto que organiza todo o resto é a contemporaneidade. Documento contemporâneo, na definição que a lei pressupõe, é o produzido na época dos fatos — e a norma não abre alternativa genérica para a sua ausência. O art. 143, §§ 2º e 3º, do Regulamento trata das hipóteses excepcionais: exige o registro de ocorrência feito em época própria, ou documentos contemporâneos, para caracterizar a força maior ou o caso fortuito (incêndio, inundação, desmoronamento que tenha atingido a empresa), e, se a empresa não estiver mais em atividade, prova oficial de sua existência no período. Fora dessas hipóteses, a exigência do art. 55, § 3º, permanece.

O efeito é encadeado: carência, qualidade de segurado e regra de transição aplicável são apuradas a partir do que está registrado, de modo que uma divergência no extrato repercute em cada uma delas. Assuntos vizinhos já tratados aqui são a perda da qualidade de segurado e a revisão de benefício, com os prazos de decadência e prescrição. Para tempo de trabalho no campo que não consta do cadastro, o recorte próprio está na averbação de tempo rural para quem hoje é urbano; e, quando a discussão anterior é a própria existência da relação de emprego, o tema é o reconhecimento de vínculo sem carteira assinada.

O escritório atua nesse tipo de caso?

Sim. A análise parte de três pontos objetivos: o que o extrato mostra, o que se pretende acrescentar ou corrigir e quais documentos contemporâneos existem para sustentar o período — deles dependem a via cabível, a necessidade de justificação administrativa e o efeito sobre a contagem. O acompanhamento é feito na área previdenciária do escritório, tanto no pedido administrativo quanto diante de uma negativa do INSS, com atendimento em Ituiutaba e região do Pontal do Triângulo. Cada caso é analisado individualmente.

Perguntas frequentes

O que consta do CNIS é definitivo?

Não. O art. 29-A da Lei nº 8.213/1991 determina que o INSS utilize as informações do CNIS para comprovar filiação, tempo de contribuição e relação de emprego, e o art. 19 do Decreto nº 3.048/1999 diz que esses dados valem como prova. Mas o § 2º do art. 29-A prevê expressamente que o segurado pode solicitar, a qualquer momento, a inclusão, a exclusão ou a retificação de informações do cadastro, apresentando documentos que comprovem os dados divergentes, conforme critérios definidos pelo INSS. O art. 19, § 1º, do Regulamento repete a regra, acrescenta a ratificação e dispensa o requerimento de benefício, ressalvada a hipótese do art. 142 e observado o disposto nos arts. 19-B e 19-C. Em outras palavras: o que está registrado pode ser questionado e o que falta pode ser acrescentado, sempre mediante documento.

Se o empregador não recolheu a contribuição, o trabalhador perde o tempo?

Para o segurado empregado, a lei separa as duas coisas. O art. 33, § 5º, da Lei nº 8.212/1991 presume feito de forma oportuna e regular o desconto da contribuição pela empresa obrigada a fazê-lo, que fica diretamente responsável pela importância que deixou de receber ou arrecadou em desacordo com o disposto naquela lei. Na mesma linha, o art. 34, I, da Lei nº 8.213/1991, na redação da Lei Complementar nº 150/2015, manda computar no cálculo da renda mensal, para o segurado empregado, inclusive o doméstico, e para o trabalhador avulso, os salários de contribuição dos meses devidos ainda que não recolhidos pela empresa ou pelo empregador doméstico, sem prejuízo da cobrança. Esse mesmo inciso, porém, ressalva o § 5º do art. 29-A: havendo dúvida sobre a regularidade do vínculo incluído no CNIS e inexistindo informação de remunerações e contribuições, o INSS exige os documentos que serviram de base à anotação, sob pena de exclusão do período.

A anotação na carteira de trabalho, sozinha, resolve?

Depende do caso. A Súmula nº 75 da Turma Nacional de Uniformização enuncia que a CTPS em relação à qual não se aponta defeito formal que lhe comprometa a fidedignidade goza de presunção relativa de veracidade, formando prova suficiente de tempo de serviço para fins previdenciários, ainda que a anotação não conste do CNIS. No mesmo sentido relativo, a Súmula nº 12 do Tribunal Superior do Trabalho registra que as anotações do empregador na carteira não geram presunção absoluta, e a Súmula nº 225 do Supremo Tribunal Federal afirma que o valor probatório dessas anotações não é absoluto. A carteira é o documento listado em primeiro lugar no art. 19-B, § 1º, I, do Decreto nº 3.048/1999, mas, apontado defeito formal ou dúvida fundamentada, ela pode precisar ser corroborada por outros elementos.